Tugas Pejabat Pengadaan Dalam Pengadaan Langsung Pekerjaan Konstruksi (Badan Usaha)

Salah satu hal baru dalam Peraturan Menteri PUPR Nomor 14 Tahun 2020 (PMPUPR 14/2020) adalah pengaturan terkait pengadaan langsung. Pada PMPUPR 07/2019 yang lalu belum mengatur terkait pengadaan langsung terhadap pekerjaan konstruksi sehingga hadirnya PMPUPR 14/2020 diharapkan menunjang kinerja dalam proses pengadaan langsung.

Sebelum membahas lebih lanjut, perlu kita ketahui apa itu Pengadaan Langsung?. Definisi Pengadaan Langsung sebagaimana diamanatkan dalam Perpres 16/2018 pada pasal 1 ayat (40) menyatakan bahwa "Pengadaan Langsung Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya adalah metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling banyak Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah)". Pengadaan langsung merupakan salah satu metode pemilihan yang kadangkala dianggap sepele oleh beberapa pihak karena paket pekerjaannya memiliki anggaran yang relatif kecil. Padahal merupakan hal yang sangat keliru jika melihat proses pengadaan barang/jasa pemerintah hanya dalam perspektif besaran pagu anggaran. Sekecil atau sebesar apapun anggaran yang dialokasikan oleh Pemerintah untuk pengadaan, seyogyanya dilakukan pembelanjaan sesuai kebutuhan dan tepat sasaran serta selalu memperhatikan konsep Value for Money.

Pada tulisan kali ini, saya akan membahas secara singkat tentang pengadaan langsung khususnya untuk pekerjaan konstruksi yang dilakukan oleh Pejabat Pengadaan berdasarkan PMPUPR 14/2020.

Dalam Perpres 16/2018 pada pasal 12 menyatakan bahwa "Pejabat Pengadaan dalam Pengadaan Barang/Jasa memiliki tugas :

• melaksanakan persiapan dan pelaksanaan Pengadaan Langsung;
• melaksanakan persiapan dan pelaksanaan Penunjukan Langsung untuk pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling banyak Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah);
• melaksanakan persiapan dan pelaksanaan Penunjukan Langsung untuk pengadaan Jasa Konsultansi yang bernilai paling banyak Rp. 100.000.000,00 (seratus juta rupiah); dan
• melaksanakan E-purchasing yang bernilai paling banyak Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah)"

Tugas Pejabat Pengadaan dalam Perpres 16/2018 diadopsi juga dalam PMPUPR 14/2020 pada pasal 8 yang menyatakan bahwa "Pejabat Pengadaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf d memiliki tugas dan kewenangan melaksanakan persiapan dan pelaksanaan Pengadaan Langsung".

Berikut akan dijelaskan secara umum terkait 2 (dua) tugas dan kewenangan Pejabat Pengadaan  (PP) dalam pengadaan langsung pekerjaan konstruksi, yakni:

1. Tugas dan kewenangan PP pada tahapan persiapan pengadaan langsung;
2. Tugas dan kewenangan PP pada tahapan pelaksanaan pengadaan langsung;

I. Tahapan Persiapan

Yang dimaksud dengan dengan tahapan persiapan adalah persiapan pemilihan penyedia. Dalam PMPUPR 14/2020 pasal 38 menyatakan bahwa "Pejabat Pengadaan melakukan persiapan pemilihan Penyedia melalui Pengadaan Langsung yang meliputi :

1. Reviu dokumen persiapan pengadaan;
2. Penetapan persyaratan penyedia;
3. Penetapan jadwal pemilihan;
4. Penetapan Dokumen Pemilihan Pengadaan Langsung;"

Reviu Dokumen Persiapan Pengadaan

Setelah PPK menyerahkan dokumen persiapan pengadaan Pekerjaan Konstruksi kepada PP, yang terdiri dari:

1. spesifikasi teknis dan detailed engineering design;
2. HPS;
3. Rancangan Kontrak;

PP kemudian melakukan reviu dokumen persiapan pengadaan tersebut, dengan mempedomani PMPUPR 14/2020 pasal 40 yang menyatakan bahwa "Reviu dokumen persiapan pengadaan meliputi :

1. KAK untuk pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi Konstruksi;
2. spesifikasi teknis dan detailed engineering design untuk pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi;
3. HPS;
4. Rancangan Kontrak;
5. Dokumen anggaran belanja;
6. ID Paket RUP;
7. waktu penggunaan barang/jasa;
8. analisis pasar;
9. uraian pekerjaan, identifikasi bahaya, dan penetapan risiko Pekerjaan Konstruksi terkait Keselamatan Konstruksi pada Pekerjaan Konstruksi;"

Dalam PMPUPR 14/2020 tidak menjelaskan detail reviu dokumen persiapan pengadaan oleh PP. Namun dapat kita mengacu pada Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia, yang didalamnya mengatur terkait dengan reviu dokumen persiapan pengadaan secara umum.

Penetapan Persyaratan Penyedia

Untuk persyaratan penyedia, terdiri dari 2 (dua) yaitu persyaratan teknis dan persyaratan kualifikasi. Dalam PMPUPR 14/2020, untuk persyaratan teknis terdiri dari peralatan dan personil yang harus disediakan oleh penyedia sebagaimana spesifikasi teknis yang ditetapkan oleh PPK. Yang perlu diingat bahwa, syarat peralatan dan personil dalam pengadaan langsung pekerjaan konstruksi ini dikecualikan untuk pengadaan langsung pekerjaan konstruksi dengan nilai HPS paling banyak Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) atau dengan nilai HPS paling banyak Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) untuk Pekerjaan Konstruksi yang dipergunakan untuk percepatan pembangunan kesejahteraan di Provinsi Papua dan Provinsi Papua Barat.

Sedangkan untuk persyaratan kualifikasi disesuaikan berdasarkan Standar Dokumen yang diatur dalam PMPUPR 14/2020.

Penetapan Jadwal Pemilihan

Jadwal pemilihan tidak diatur secara baku dalam PMPUPR 14/2020, sehingga pejabat pengadaan dapat menyusun jadwal pemilihan sesuai kebutuhan berdasarkan rencana waktu pemanfaatan pekerjaan yang direncanakan oleh PPK. Tahapan jadwal pemilihan sebagai berikut :

1. Undangan
2. Penyampaian dokumen penawaran dan data kualifikasi
3. Pembukaan dokumen penawaran dan data kualifikasi
4. Evaluasi dokumen penawaran dan data kualifikasi
5. Pembuktian kualifikasi
6. Klarifikasi teknis dan negosiasi biaya/harga
7. Laporan PP kepada PPK

Penetapan Dokumen Pemilihan Pengadaan Langsung

Setelah reviu DPP, penetapan persyaratan penyedia dan penetapan jadwal pemilihan, PP kemudian menyusun Dokumen Pemilihan Pengadaan Langsung sesuai PMPUPR 14/2020. Hal yang perlu diperhatikan adalah pada bagian LDP dan LDK, disesuaikan dengan hasil reviu DPP. Dalam PMPUPR 14/2020 sudah menetapkan beberapa hal dalam dokumen pemilihan pengadaan langsung yaitu :

1. Metode kualifikasi yang digunakan adalah pascakualifikasi
2. Metode evaluasi kualifikasi yang digunakan adalah sistem gugur
3. Metode evaluasi penawaran yang digunakan adalah sistem gugur
4. Metode penyampaian penawaran yang digunakan adalah satu sampul/file

2. Pelaksanaan Pengadaan Langsung

Tahapan pelaksanaan pengadaan langsung dimulai dari pengumuman pengadaan langsung sampai dengan penyampaian berita acara hasil pemilihan langsung dari PP kepada PPK.

Dalam pasal 61 PMPUPR 14/2020 menyatakan bahwa :

"Proses pelaksanaan Pengadaan Langsung Jasa Konstruksi melalui Penyedia dilakukan melalui:

a. sistem pengadaan langsung secara elektronik; atau

b. secara manual dan dicatatkan dalam sistem pengadaan secara elektronik"

Pasal 61 tersebut memberikan opsi bagi PP untuk melakukan proses pengadaan langsung. Saran saya, agar memilih opsi menggunakan sistem pengadaan langsung secara elektronik, karena sebagian besar SPSE sudah memiliki fitur e-pengadaan langsung. 

Tahapan proses pelaksanaan pengadaan langsung pekerjaan konstruksi :

1. Pejabat Pengadaan mengundang 1 (satu) Pelaku Usaha yang diyakini mampu untuk melaksanakan pekerjaan sebagai calon Penyedia;
2. calon Penyedia yang diundang menyampaikan penawaran administrasi, teknis, biaya/harga, dan kualifikasi sesuai jadwal yang telah ditentukan dalam undangan;
3. Pejabat Pengadaan membuka penawaran dan melakukan evaluasi administrasi, teknis, dan kualifikasi;
4. Pejabat Pengadaan melakukan pembuktian kualifikasi apabila calon Penyedia memenuhi persyaratan administrasi, teknis, dan kualifikasi;
5. Pejabat Pengadaan melakukan klarifikasi teknis dan negosiasi biaya/harga berdasarkan nilai total HPS dan/atau informasi lain;
6. Dalam hal berdasarkan hasil evaluasi atau pembuktian kualifikasi, calon Penyedia tidak memenuhi persyaratan, atau negosiasi biaya/harga tidak menghasilkan kesepakatan maka Pengadaan Langsung dinyatakan gagal; dan
7. Pejabat Pengadaan melaporkan hasil Pengadaan Langsung kepada PPK;

Dalam proses pelaksanaan pengadaan langsung, yang sering diperdebatkan adalah apakah hanya mengundang 1 (satu) penyedia saja? Bukankah hal itu menghilangkan persaingan yang sehat? Dinamika itu semakin meluas. Pertanyaan-pertanyaan kemudian terlahir atas proses pengadaan langsung ini. Misalnya, apakah PPK dalam menyampaikan dokumen persiapan pengadaan sudah menentukan calon penyedia? Ataukah Pejabat Pengadaan yang memiliki tugas memilih penyedia yang akan diundang?. Sehingga menurut saya bahwa titik kritis terbesar dalam proses pelaksanaan pengadaan langsung adalah tentang bagaimana variabel yang menentukan pejabat pengadaan dalam mengundang pelaku usaha yang dianggap mampu. Beberapa upaya yang mungkin dapat dijadikan referensi terhadap hal tersebut, menurut saya sebagai berikut :

1. Prinsip utamanya adalah bahwa pelaku usaha yang diundang adalah merupakan usaha klasifikasi kecil yang dapat berbentuk usaha perorangan atau badan usaha. Untuk menentukan apakah yang diundang itu adalah usaha perorangan atau badan usaha, maka perlu mempertimbangkan karakteristik dan ruang lingkup pekerjaan.
2. PPK bukan pelaku pengadaan yang mengundang pelaku usaha. Pejabat pengadaanlah yang merupakan pelaku pengadaan yang diberikan otoritas untuk mengundang pelaku usaha, dengan mempertimbangkan kebutuhan pekerjaan yang diinginkan oleh PPK serta aspek regulatif.
3. Dari sisi regulasi, sudah jelas bahwa Pejabat Pengadaan mengundang 1 (satu) pelaku usaha. Hal ini secara tegas mengamanatkan bahwa tidak ada persaingan secara langsung dalam proses pengadaan langsung ini. Untuk itu, tidak ada pengaturan secara regulatif menjelaskan variabel pelaku usaha yang mampu. Namun yang perlu diperhatikan adalah bahwa kemampuan itu dapat dilihat dari kemampuan sumber daya pelaku usaha. Informasi tentang kinerja pelaku usaha dapat dilihat salah satunya melalui database pelaku usaha berbasis aplikasi yang dibangun oleh LKPP yakni Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKAP).
4. Untuk menghindari monopoli (pemenang pengadaan langsung cenderung hanya 1 - 2 pelaku usaha) maka perlu dilihat sisa kemampuan paket (SKP) dalam evaluasi kualifikasi.

Untuk memudahkan membuat administrasi dalam tahapan pelaksanaan pengadaan langsung, silahkan download beberapa template dalam 2 (dua) tahapan  pengadaan langsung sebagai berikut : 

1. Download Template administrasi dalam persiapan pengadaan langsung
2. Download Template administrasi dalam pelaksanaan pengadaan langsung

Template tersebut saya kembangkan dari berbagai sumber yang didapatkan ketika mengikuti pelatihan pengadaan langsung. Silahkan disesuaikan berdasarkan kebutuhan atau diperbaiki apabila ada kekeliruan.

Demikian tulisan singkat ini, Insha Allah menjadi khasanah pemahaman bagi pejabat pengadaan dalam melaksanakan proses pengadaan langsung pekerjaan konstruksi.